Как выбрать онлайн-кассу для турагентства

Яна Иванова

20.09.2024

4 404

В современном мире цифровых технологий для бизнеса становится всё более актуальным вопрос автоматизации и упрощения процессов. Это касается и бизнеса в сфере путешествий. Одним из ключевых инструментов является онлайн-касса для турагентства, которая обеспечивает автоматизацию расчётов, улучшает клиентский сервис и позволяет организовать работу с учётом законодательных требований. Но как сделать правильный выбор среди широкого спектра предложений на рынке?

В этом материале мы рассмотрим ключевые аспекты, которые помогут турагентствам определить, какая онлайн-касса станет оптимальным решением, учитывая их требования и пожелания.

Согласно № 54-ФЗ, бизнесы, которые оказывают услуги, обязаны использовать кассы, формировать на них чеки и отправлять все данные в ФНС. Данное правило распространяется и на туристические агентства.

Однако есть нюанс. Не использовать онлайн-ККТ турагентство на законных основаниях может только в двух случаях. Первый – если услуги оказываются только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. При этом клиенты должны переводить деньги онлайн только на расчётный счёт.

Второй случай – бизнес находится в труднодоступном месте с плохим интернетом (однако всё равно нужно иметь хотя бы офлайн-кассу).

Несмотря на строгие правила, законодательство выделило несколько типов бизнесов, которые могут не использовать ККТ в работе. К ним относятся:

продажа газет и журналов на бумажных носителях;
торговля на рынках и ярмарках;
изготовление металлических изделий;
сельскохозяйственные работы (например, вспашка огорода);
некоторые ИП, которые работают на патентной системе налогообложения;
аптеки в фельдшерских пунктах.

С полным списком организаций, которые могут работать без кассового аппарата, вы можете ознакомиться в ст. 2 Федерального закона № 54.

Несмотря на то что некоторые бизнесы на ПСН имеют право не использовать ККТ, ИП, у которых есть своё турагентство, это запрещено. Они также обязаны использовать кассу при продаже туров клиентам.

Использование контрольно-кассовой техники турагентствами имеет ряд особенностей, которые обусловлены характером их деятельности и требованиями законодательства. Вот несколько ключевых моментов.

Интеграция с CRM и другими системами
Турагентства часто используют системы управления клиентами и бронирования. Современные ККТ должны легко интегрироваться с ними, чтобы автоматизировать процесс формирования чеков и учёта продаж.

Онлайн-формат и мобильность
Многие турагентства работают не только в офисе, но и на различных мероприятиях, выставках и презентациях. Поэтому возможность использования мобильных касс или онлайн-касс, которые функционируют через интернет, является важным фактором.

Отчётность и аналитика
ККТ должна формировать различные отчёты для анализа продаж, начисления налогов и контроля за финансовыми потоками. Это важно как для внутреннего учёта, так и для сдачи отчётности о проданных турах в налоговые органы.

Внутренние технические возможности самой ККТ
Важно, чтобы касса могла формировать чеки с определёнными реквизитами (ИНН поставщика, признак агента и т.д.), так как предоставляет агентские услуги. Также ККТ должна уметь печатать несколько чеков по причине продажи туров по предоплате.

Как мы упоминали выше, часто в турагентствах туры оформляются по предоплате. Именно поэтому на кассе нужно распечатывать два чека – электронный и физический. Это могут быть документы по частичной предоплате или авансу и полной предоплате.

Предоплата – это форма оплаты, при которой денежные средства вносятся до получения товара или услуги. При этом клиент уже определился с тем, что он хотел бы приобрести.

Аванс – это форма оплаты, которая также вносится до получения товара или услуги, но клиент не знает название и объём купленного. Обычно он вносится, чтобы подтвердить намерение что-то точно приобрести и взять обязательство по оплате.

В печатном варианте чека необходимо также указать, что клиент полностью оплатил тур (сумма + аванс/предоплата).

Нередко бывают случаи, когда клиенты внесли предоплату за тур, но потом решили отказаться от него.

В таком случае необходимо оформить возврат денежных средств. Сделать это можно через ККТ, сформировав чек со специальными тегами – признак способа расчёта – полная предоплата или аванс; и признак расчёта – возврат прихода (тег 1054).

Чек на продажу тура должен иметь определённые реквизиты.

Название (например, «Экскурсия по ночному Санкт-Петербургу» или «Оплата по договору № …»).
Количество предоставленных услуг.
Цена оплаченного тура, экскурсии и т.д.
ИНН туроператора.
Признак агента (так как туристическое агентство выступает как посредник между клиентом и услугой).
Признак агента по предмету расчёта.

Бланк строгой отчётности – это документ, который используется для учёта и оформления продажи товаров или услуг. Обычно в него включена следующая информация – номер БСО, наименование компании, имя и должность человека, кто оказал услугу; название услуги, дата и время сделки и т.д.

На 2024 года турагентства могут использовать бланк строгой отчётности только в том случае, если он печатается на специальном устройстве с фискальным накопителем. Обычно это может выглядеть как бумажная путёвка со всей информацией, квитанция об оплате экскурсии и т.д.

При выборе онлайн-кассы для туристического агентства следует учитывать основное правило – ККТ должна полностью соответствовать № 54-ФЗ. Также для простоты работы и повышения эффективности бизнеса техника может обладать и другими полезными характеристиками.