10 Причин, почему нужен ЭДО

Постепенно бизнес подходит к тому, что электронный документооборот (ЭДО) практически полностью заменит собой обмен бумажными документами. Почему именно ЭДО, и для чего нужен скорейший переход на него? Если отвечать кратко, обмен документами в электронном виде позволяет ускорить и упростить бизнес-процессы.

Мы выбрали 10 основных причин, по которым подключиться к ЭДО следует прямо сейчас.

1. ЭДО позволяет минимизировать расходы

Значительный минус бумажного документооборота — это необходимость затрат на покупку бумаги, расходных материалов для принтера и тому подобного. Кроме того, для передачи документов требуется оплачивать услуги курьеров. Переход на ЭДО позволяет сэкономить до 80% от общих затрат на документооборот.

2. Повышается скорость работы с документами

Оформление бумажных документов и их передача через курьерскую службу требуют немало времени. В условиях дистанционной работы бумажный документооборот происходит ещё медленнее.

В то же время на подготовку, обработку, подписание электронных документов от отправителя к получателю уходит значительно меньше времени. А на их отправку и вовсе несколько секунд. Сэкономленное время сотрудники могут потратить на другую работу. Всё это позволяет увеличить скорость протекания бизнес-процессов.

3. Снижается человеческий фактор

Потерялся договор? Ошиблись в расчётах при заполнении отчётной формы? Что ж, человеку свойственно ошибаться, особенно когда приходится работать с бумажными документами. И это тоже большой минус бумажного документооборота.

ЭДО исключает возможность утери документов. Для этих целей предусмотрено резервное копирование файлов, позволяющее хранить копии документов на специальном сервере или в облаке. Кроме того, в системах ЭДО автоматически отображается статус отправленных документов, что позволяет проследить их состояние.

Большинство систем ЭДО поддерживает систему автозаполнения и подсказок, помогающую быстро и безошибочно оформлять документы, а также имеют функцию напоминания о приближающихся сроках сдачи отчётности.

4. Электронная подпись надёжнее, чем собственноручная

Юридическую значимость документам в ЭДО обеспечивает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Благодаря этому, возможен обмен электронными документами, заверенными такой подписью, с сохранением их юридической силы. В отличие от рукописной электронную подпись подделать практически невозможно. А электронный документ, подписанный с помощью КЭП, нельзя изменить или дополнить.

5. ЭДО позволяет упростить работу внутри организации

Очевидный плюс организации электронного документооборота в компании заключается в том, что это даёт возможность упорядочить ведение документации. Внутренний ЭДО облегчает работу с документами во всех основных отделах любой компании: управленческом, кадровом, производственном, финансовом, складском и архивном.

6. Обеспечивается постоянный доступ к документам

Работать с документами благодаря системе ЭДО можно не только на рабочем месте. Для доступа к ним достаточно иметь подключённое к интернету устройство, на котором установлено необходимое ПО для электронной подписи. Так, при необходимости руководитель организации, даже находясь в отпуске, сможет проследить движение важных документов.

7. Документы можно хранить в электронном архиве

В соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, документы бухгалтерская документация должна храниться не менее пяти лет. За годы деятельности даже небольшой компании архивных документов накапливается столько, что их приходится размещать в отдельном помещении.

Немаловажный плюс электронных документов — возможность их хранения на серверах, которые не требует столько места. С подключением к системе ЭДО ситуация упрощается ещё больше, поскольку операторы могут хранить клиентский архив на своих серверах, доступ к которым можно получить из любого места.

8. Высокий уровень безопасности и конфиденциальность

Через ЭДО организации передают юридически значимые документы, содержащие коммерческую информацию. Утечка данных в случае нарушения безопасности может нанести предприятию ущерб. В связи с этим операторы ЭДО уделяют информационной безопасности особое внимание. Так, например, передача документов осуществляется только по зашифрованным каналам, чтобы исключить перехват или подделку данных.

Кроме того, во многих системах ЭДО для защиты информации предусмотрена двухфакторная аутентификация — вход в систему требуется подтверждать с помощью sms-сообщения или письма на электронную почту.

9. ЭДО нужен для взаимодействия с госорганами и участия в электронных торгах

Всё больше документов переходит в электронный формат. Так, с недавнего времени были введены электронные больничные листки и трудовые книжки. А список отчётных документов, которые принимаются контролирующими ведомствами исключительно в электронном виде, с каждым годом только растёт.

Кроме того, подключение к ЭДО необходимо для того, чтобы участвовать в торгах на электронных площадках.

10. Работа с маркированными товарами требует организации ЭДО

При отгрузке товаров продавец обязан передавать в ГИС МТ «Честный ЗНАК» универсальный передаточный документ (УПД) с кодами маркировки, чтобы система зафиксировала перемещение товаров и смену их владельца. УПД и счета-фактуры оформляются только в электронном виде, поэтому в передаче этих документов участвует оператор ЭДО. Чтобы не получить штрафа, лучше заранее организовать электронный документооборот и заключить договор с оператором ЭДО.